Praxisabläufe automatisieren: Terminerinnerungen, Recall und Nachfassen
Hinweis: Diese Seite richtet sich an Unternehmen in Málaga und Umgebung. Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz betreuen wir remote.
Automatisierung nimmt Ihrer Arzt- oder Zahnarztpraxis die wiederkehrende Erinnerungs- und Telefonarbeit ab: Terminerinnerungen gehen von selbst raus, Patienten ohne Folgetermin bekommen einen Recall, und frei gewordene Termine werden der Warteliste angeboten. Wir beginnen mit dem, was Ihnen am meisten durchrutscht, und prüfen vorab, wie sich Ihre Praxissoftware anbinden lässt.
Mit Soul IA sprechenWas jede Woche in Ihrer Praxis passiert
- →Terminerinnerungen hängen davon ab, dass jemand am Empfang ans Anrufen denkt, und bei vollem Kalender gehen einige unter.
- →Patienten, die einmal da waren und nicht wiedergekommen sind, und niemand hat Zeit, sie zurückzugewinnen.
- →Kostenvoranschläge, die Sie verschicken und denen danach niemand nachgeht: Viele bleiben unbeantwortet.
- →Lücken durch nicht erschienene Patienten, die sich nicht mehr rechtzeitig füllen lassen.
- →Ihr Arbeitstag geht mit Erinnern, Anrufen und Nachfassen drauf, statt mit Behandeln.
Wie wir das lösen
Erinnerungen, die von selbst rausgehen
Jeder Patient erhält vor dem Termin seine Erinnerung per SMS, E-Mail oder WhatsApp, je nachdem, was er erlaubt hat, ohne dass jemand daran denken muss.
Recall für inaktive Patienten
Das System erkennt, wer seit Monaten nicht da war, und schickt eine Nachricht, damit er wieder einen Termin bucht.
Kostenvoranschläge mit Nachverfolgung
Jeder verschickte Kostenvoranschlag bekommt nach wenigen Tagen eine automatische Erinnerung, damit keiner in Vergessenheit gerät.
Lücken, die sich füllen
Wenn jemand absagt, benachrichtigen wir Patienten auf der Warteliste, damit der Termin so schnell wie möglich wieder belegt ist.
Ohne Soul IA
- ✕Terminerinnerungen hängen davon ab, dass jemand am Empfang ans Anrufen denkt, und bei vollem Kalender gehen einige unter.
- ✕Patienten, die einmal da waren und nicht wiedergekommen sind, und niemand hat Zeit, sie zurückzugewinnen.
- ✕Kostenvoranschläge, die Sie verschicken und denen danach niemand nachgeht: Viele bleiben unbeantwortet.
Mit Soul IA
- ✓Weniger No-Shows: Gut platzierte Erinnerungen holen einen guten Teil der Ausfälle zurück.
- ✓Kostenvoranschläge gehen nicht mehr verloren: automatisches Nachfassen bei denen, die heute unbeantwortet bleiben.
- ✓Der Empfang ist von wiederkehrenden Anrufen befreit und kann sich auf den Patienten vor sich konzentrieren.
Häufige Fragen
Was kostet es, die Terminverwaltung meiner Praxis zu automatisieren?+
Das hängt davon ab, was Sie brauchen (Erinnerungen, Reaktivierung, Nachfassen bei Kostenvoranschlägen oder alles zusammen) und wie viele Patienten Sie haben. Wir besprechen es in einem kurzen Gespräch und machen Ihnen ein verbindliches Angebot, ohne überraschende Gebühren. Wir verlangen nichts im Voraus, solange Sie nicht genau wissen, was enthalten ist.
Wie lange dauert es, bis es läuft?+
Ein einfaches Erinnerungssystem ist meist in ein bis zwei Wochen fertig. Kommen Patientenreaktivierung und Nachfassen bei Kostenvoranschlägen dazu, sprechen wir von drei bis vier Wochen. Wir beginnen mit dem, was Ihnen am meisten wehtut, und bauen es dann aus.
Funktioniert es mit der Praxissoftware, die ich schon nutze?+
In den meisten Fällen ja. Wir arbeiten mit Ihrem bestehenden Terminkalender, damit Sie das Werkzeug nicht wechseln müssen. Im ersten Gespräch prüfen wir, welche Software Sie verwenden, und bestätigen, was sich wie anbinden lässt, bevor wir uns auf irgendetwas festlegen.
Klingen die Nachrichten wie von einem Roboter?+
Nein. Die Nachrichten gehen mit dem Namen Ihrer Praxis und in dem Ton raus, den Sie mit Ihren Patienten pflegen. Der Patient soll das Gefühl haben, dass Ihr Team ihm schreibt, nicht eine Maschine, und antworten können, wenn er den Termin verschieben muss.
Und wenn der Patient auf die Erinnerung antwortet?+
Die Antworten gehen an Ihr Team, damit sich eine Person darum kümmert. Die Automatisierung übernimmt das Wiederkehrende (benachrichtigen, erinnern, nachfassen) und hält Ihrem Empfang den Rücken frei für das, was wirklich menschliches Urteilsvermögen braucht.
Dürfen wir Patienten automatisch erinnern und anschreiben?+
Erinnerungen an vereinbarte Termine sind in Praxen üblich; für Recall-Nachrichten und den gewählten Kanal (SMS, E-Mail, WhatsApp) brauchen Sie in der Regel die Einwilligung des Patienten. Wir bauen die Abläufe so, dass nur angeschrieben wird, wer zugestimmt hat, und klären Auftragsverarbeitung und Speicherort vor dem Start.
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Erzählen Sie uns, was Ihnen im Terminkalender durchrutscht, und wir sagen Ihnen, wo Sie anfangen. Schreiben Sie uns, und wir vereinbaren ein kurzes Gespräch.
Mit Soul IA sprechen